Så skapar du en bilpolicy

Bilpolicy, tjänstebilspolicy, policy för tjänstebilar – det finns många namn, men vad är det egentligen och varför behövs det? Enkelt uttryckt är det en guide för allt som rör företagets förmåns- och tjänstebilar. Den ger svar på frågor som:

– Vilka bilar är okej att använda?

– Hur sköter vi om och servar bilarna?

– Vem betalar för bränsle, parkering och försäkring?

Varför ska jag ha en bilpolicy?

Kort sagt för att allt ska flyta på smidigt och för att spara pengar. Fordonsparken är en stor kostnad för många företag och att hitta en balans mellan kostnad, varumärke, miljö och komfort kan kännas som en utmaning. Med många parametrar att ta hänsyn till är det extra viktigt att ha en samsyn kring allt från anskaffning och ägande till hur bilarna ska köras.

En bra bilpolicy sparar pengar, ökar säkerheten, underlättar administrationen och minskar risken för missförstånd och konflikter. En bra bilpolicy är också en investering för framtiden. Den skapar trygghet och tydlighet för både dig som arbetsgivare och dina anställda, och bidrar till en mer hållbar fordonspark.

Hur skapar jag en bilpolicy och vad ska en bilpolicy innehålla?

Börja med att fundera på företagets behov och önskemål. Använd sedan vår checklista för att få inspiration och struktur.

1. Vem får tjänstebil? Först och främst, bestäm vilka arbetsroller som får tillgång till företagsbil och förmånsbil. Bestäm också vad som gäller vid exempelvis provanställning.

2. Välj en leverantör. Vem ska du köpa eller leasa tjänstebilarna av? Hur ska beställning och leverans se ut? Ska du välja operationell leasing eller finansiell leasing?

3. Val av fordon. Ska det vara fritt val eller ska du ha en färdig rekommendationslista?

4. Pris. Vad ska bilen kosta? När priset ska sättas - bestäm om du vill grunda prisgränsen på prisbasbelopp (nybilspriset), eller den faktiska totalkostnaden, Total Cost of Ownership (TCO).

5. Ansvar. Hur ska ansvaret delas upp för att följa bilpolicyn? Vanligtvis delas det upp mellan förare, arbetsgivare och leasingbolag.

6. Kostnadseffektivitet. Skriv ner hur länge en bil innehas med hänsyn till hur den brukas samt när det är som mest kostnadseffektivt att byta bil.

7. Drivmedel, körjournal, tjänstemilsersättning och trängselskattskostnader. Hur ska kostnaderna för trängselskatt fördelas? Ska tjänstebilsförare erhålla drivmedelskort för löpande utgifter?

8. Övriga kostnader, vårdslöshet och lagbrott. Klargör hur saker som böter, olovlig körning eller ett indraget körkort hanteras.