Code of conduct 

KVD Group är en koncern som omfattar dotterbolag, flertalet affärsområden och många medarbetare. Det är därför viktigt att vi har gemensamma och grundläggande värderingar om hur våra verksamheter bedrivs. 

Vår ambition är att vi, inte bara ska leva upp till, utan också överträffa de förväntningar som våra medarbetare, kunder, intressenter och samarbetspartners kan ställa på oss. Vårt åtagande är, att utan kompromiss, agera med etik i alla situationer. 

KVD:s grundvärderingar; Omtänksamma, Drivande, Enkla och Nytänkande ska tillsammans med Uppförandekoden och övriga företagspolicys vägleda oss i vårt arbete i vardagen. Detta ger inte svar på hur vi ska bete oss i alla situationer, men ska hjälpa oss att fatta rätt beslut i vardagen – beslut som påverkar oss alla och som gör både vår arbetsplats och omvärld lite bättre. Det är så vi tar ansvar! 

KVD:s uppförandekod är baserad på FN:s Global Compacts tio principer inom områdena mänskliga rättigheter, arbetsrätt, miljö och bekämpning av korruption. Principerna i uppförandekoden baseras även på FN:s deklaration om mänskliga rättigheter, som i sin tur baseras på FN:s deklaration om de mänskliga rättigheterna, FN:s globala mål för hållbar utveckling och ILO:s grundläggande konventioner om rättigheter i arbetslivet, Rio-deklarationen samt FN:s konvention mot korruption. 

För vem gäller uppförandekoden? 

Uppförandekoden gäller på alla arbetsplatser där vi verksamma och för alla som arbetar inom KVD koncernen - oavsett om vi är anställda, praktikanter, konsulter, styrelsemedlemmar eller en del av koncernledningen. 

Medarbetare 

Som medarbetare har vi alla, såväl ett eget som ett gemensamt, ansvar för att både efterleva uppförandekoden och att göra den till en naturlig del av vår företagskultur. Alla medarbetare förväntas känna till och efterleva uppförandekoden. 

Företagsledning & Chefer 

Företagsledning, chefer och ledare bär kulturen och har stort inflytande över vardagen i våra verksamheter. 

Därför har du som är chef, ledare eller medarbetare med ledaransvar ett extra stort ansvar över att efterleva vår uppförandekod och agera förebild för dina medarbetare. 

Du förväntas att föregå med gott exempel och ansvarar för att informationen når ut i organisationen och att följa upp att koden efterlevs som en naturlig del i verksamheten. 

Ledning och chefer ska stötta och ge vägledning till medarbetare som känner osäkerhet runt tillämpningen av uppförandekoden i det dagliga arbetet. 

Våra arbetsplatser 

Inom KVD har vi en helhetssyn när det gäller hälsa, jämställdhet och arbetsvillkor. Vi ser det som vår skyldighet som arbetsgivare att ge våra medarbetare så goda förutsättningar som möjligt att prestera till sin fulla potential- både under arbetsdagen och genom livets alla skeenden. 

Vi betraktar tillämplig lagstiftning och kollektivavtal som en nedersta gräns för våra arbetsvillkor vad gäller minimiålder, arbetstider, ensamarbete, vila, ledighet, ersättning och förmåner. 

Vi ska också säkerställa att samarbetspartners som erbjuder tjänster såsom underkonsulter, inhyrd personal, bemanningspersonal och praktikanter efterlever uppförandekoden gällande anställningsvillkor och arbetsmiljökrav. 

Vi tror på att ett tydligt och stöttande ledarskap är lika viktigt som ett engagerat och ansvarstagande medarbetarskap. Genom väldefinierade roller och arbetsprocesser, samt att du som anställd har rätt kompetens och möjlighet till kompetensutveckling och att dina arbetsinsatser följs upp löpande, kommer detta att uppnås. 

Goda arbetsvillkor 

KVD ska erbjuda goda arbetsvillkor och arbetsförhållanden för alla medarbetare att känna trygghet i sin anställning, hålla sig friska och olycksfria, ha möjlighet till en sund balans mellan jobb, familj och fritid, och goda utsikter att kunna och orka arbeta hela vägen fram ålderspensionen. Alla våra juridiska bolag med anställd personal ska omfattas av kollektivavtal. 

Vi betraktar tillämplig lagstiftning och kollektivavtal som en nedersta gräns för våra arbetsvillkor vad gäller minimiålder, arbetstider, ensamarbete, vila, ledighet, ersättning och förmåner. 

Vi ska också säkerställa att samarbetspartners som erbjuder tjänster såsom underkonsulter, inhyrd personal, bemanningspersonal och praktikanter efterlever uppförandekoden gällande anställningsvillkor och arbetsmiljökrav. 

Vi tror på att ett tydligt och stöttande ledarskap är lika viktigt som ett engagerat och ansvarstagande medarbetarskap. Genom väldefinierade roller och arbetsprocesser, samt att du som anställd har rätt kompetens och möjlighet till kompetensutveckling och att dina arbetsinsatser följs upp löpande, kommer detta att uppnås. 

Arbetsmiljö & hälsa 

KVD:s arbetsplatser ska vara säkra, skadefria och hälsosamma. Medarbetare och chefer har ett gemensamt ansvar för varandra och för vår arbetsmiljö. 

Vi tror att systematiskt arbetsmiljöarbete med fokus på hälsofrämjande aktiviteter och nya synsätt på hälsa hjälper oss att skapa en bättre arbetsplats med friska medarbetare. 

Våra arbetsplatser ska vara drogfria och via olika aktiviteter och friskvårdsinsatser ska våra medarbetare ges möjlighet till sunda levnadsvanor. Vi är övertygade om att alla arbetsrelaterade olyckor och sjukdomar kan förebyggas. Vi sätter alltid säkerheten främst. Vi har en nollvision för arbetsrelaterade olyckor och åtar oss att tillhandahålla en hälsosam och säker arbetsmiljö för alla våra anställda inklusive nödvändig information och utbildning. 

Om du som medarbetare ser en risk eller ett riskfyllt beteende förväntas du agera genom att larma eller direkt stoppa det farliga arbetet. 

Jämlikhet & Mångfald 

KVD ska vara ett föredöme ut jämställdhets- och mångfalds-perspektiv och som part i näringslivet ska vi hjälpa till att möta samhällets olika utmaningar. 

För oss innebär det att alla medarbetare ska ha lika behandling, lika möjlighet till karriär och utveckling i arbetet oavsett kön, etnisk bakgrund, religionstillhörighet, sexuell läggning, funktionsnedsättning, funktions-variation eller ålder. 

Beslut som rör anställning, befordran, lönesättning, arbetsvillkor, disciplinära åtgärder eller avslut av anställning ska baseras på medarbetarens förmåga eller prestationer, inte på irrelevanta personrelaterade faktorer.  

Hos oss ska varje medarbetare; 

• ges möjlighet att känna glädje och trygghet i arbetet. 

• känna sig accepterade som individer på arbetsplatsen och bemötas med respekt av samtliga arbetskamrater, kunder och övriga samarbetspartners. 

• få sin lön fastställd baserat på faktorer som enbart är beroende av marknadslön, befattningens svårighetsgrad samt utifrån sin egen prestation och kompetens. 

• uppleva att utvecklingsmöjligheterna inom företaget är lika för alla. 

• ges möjlighet att nyttja rättigheten och skyldigheten att vårda och uppfostra sina barn. 

• ha möjlighet att förena arbetsliv, karriär och familj. 

Nolltolerans av trakasserier & diskriminering 

Hos KVD accepterar vi inte någon form av kränkande behandling, trakasserier eller sexuella trakasserier på våra arbetsplatser. 

För eventuella händelser har vi en beredskap och utarbetad handlingsplan för att motverka, förebygga och lösa problem kring all form av kränkande behandling. 

Som medarbetare förväntas du möta alla medmänniskor med respekt och agera eller slå larm vid eventuella händelser för att motverka alla former av mobbing, utfrysning, pennalism och särbehandling. 

Föreningsfrihet 

Vi respekterar våra anställdas organisationsfrihet och tillämpliga kollektivavtal. KVD:s anställda har rätt att bilda eller ansluta sig till fackföreningar och vi respekterar våra medarbetares och deras fackföreningars rätt att förhandla om kollektivavtal och medbestämmande i arbetslivet. 

Skydd av personuppgifter 

På KVD hanterar vi personuppgifter på ett ansvarsfullt sätt, och följer all tillämplig lagstiftning avseende personuppgifter när vi samlar in och delar med oss av dessa. Detta gäller både personuppgifter för anställda, arbetssökande, konsulter, praktikanter m.m. och våra kunders personuppgifter. 

Information & kommunikation 

Inom KVD delar vi med oss av information och vi tror på transparent och öppen kommunikation, men håller sekretessbelagd information hemlig i alla lägen. 

Som medarbetare hos KVD får du inte sprida eller missbruka konfidentiell information. Exempel på konfidentiell information är icke offentlig information om KVD:s verksamhet, resultat, strategier, affärstransaktioner, affärsplaner, affärsprocesser mm. 

Åtagandet att bevara konfidentiell information gäller även efter det att en anställning eller konsultuppdrag har upphört. 

Licenser & IT-system 

Endast godkända system och programvaror får användas på företagets IT-verktyg. Endast av IT avdelningen godkända och konfigurerade datorer, telefoner, surfplattor är godkända att använda i tjänsten och/eller i KVDs nätverk. 

Om användare behöver ytterligare programvaror eller utrustning ska detta godkännas av IT avdelningen. Syftet är att säkerställa att gällande licensierings-modeller efterföljs och att utrustningen uppfyller företagets krav på säkerhet gällande virusskydd. 

Respekt och varsamhet av KVDs egendom 

KVD har både fysiska tillgångar (anläggningar, utrustning, arbetsredskap etc.) och intellektuell egendom (datorsystem och program, koncept, affärshemligheter, varumärke mm) som våra medarbetare eller andra uppdragstagare har tillgång till under anställningen. KVD:s tillgångar får enbart användas för legitima affärsändamål och inte för egen eller andras vinning.   

Som medarbetare hos KVD har du, under nyttjandetiden skyldighet att skydda KVD:s egendom och tillgångar mot skada, stöld och missbruk.  Vid anställningens upphörande ska all fysisk egendom och tillgångar som tillhör KVD återlämnas. 

Respekt och varsamhet av våra uppdragsgivares egendom 
KVD hanterar också egendom som ägs av våra uppdragsgivare. Detta ställer stora krav på respektfull och varsam hantering av våra uppdragsgivares egendom. 

Vi tar ansvar för miljön 

 KVD arbetar aktivt för ett hållbart samhälle och behöver därför medarbetare som tar ansvar. Med stora och små insatser och kloka val ska vi göra vad vi kan för att driva på omställningen till ett klimat-vänligt samhälle och minimera våra verksamheters påverkan på miljö och koldioxidutsläpp. 

Hållbara kontor & arbetsplatser 

På våra arbetsplatser ska det finnas möjlighet källsortering och vi ska göra det smidigt att återvinna genom att 

• placera ut miljöstationer för avfallshantering för det avfall som kan återvinnas. 

• Vi strävar efter en minskad förbrukning av papper och annat kontorsmaterial och har minimerat användandet av engångsartiklar. 

• Vi använder energi på ett ansvarsfullt sätt genom att, i den mån vi kan, har installerat rörelsesensorer för belysning och använder LED-lampor. Våra medarbetare får instruktioner om att all elektronik ska vara avstängd när den inte används. 

Tjänsteresor 

I vår policy för tjänsteresor förespråkar vi det mest miljövänliga alternativet att resa för att minska belastning på miljön. 

I första hand ska möjligheterna att genomföra ett möte på distans (via webb- eller telefon) ska övervägas innan beslut fattas om en affärsresa. I andra hand ska vi välja transportmedel som ger minsta möjliga miljöbelastning. 

Vid val av förmånsbil tillåts - om möjligt - bilmodeller som uppfyller, vid var tid, kraven för klimatbonus. 

Egna transporter 

Transporter står för närmare 70 procent av koncernens totala klimatpåverkan räknat i ton växthusgaser. Våra egna transporter ska köras frekvent fullastade och tankas alltid med miljövänlig diesel (24 procent förnybart). 

Biltvätt & rekonditionering 

Vid val av samarbetspartner för biltvätt och rekonditionering på våra anläggningar ska vi överväga miljövänliga alternativ och säkerställa vattenbesparing och mer miljövänliga kemikalier eller korrekt hantering av farligt avfall. 

Krav på leverantörer & samarbetspartners 

Medarbetare hos oss som ansvarar för inköp och val av leverantörer ska ställa krav på leverantörers produkter och deras miljöarbete, speciellt på aspekter som hur produkter skickas och transporteras, miljövänliga produkter, källsortering, och hantering av farligt avfall. 

Medarbetare som tar ansvar 

KVD arbetar aktivt i varje led av våra verksamheter för att minimera miljöpåverkan. Vi arbetar därför kontinuerligt med information och utbildning, till såväl personal som kunder. Vi ser positivt på att medarbetare framför miljörelaterade förbättringsförslag i den dagliga verksamheten. 

Som medarbetare hos KVD förväntas du dessutom att agera om du upptäcker ett beteende, skada, läckage eller annat som kan påverka miljö, t ex vid oljespill, och att alltid rapportera alla miljöavvikelser till ledningen. 

Vi gör affärer med god affärsetik 

 Alla medarbetare och representanter för KVD-koncernen förväntas agera med en god affärsetik när vi gör affärer med kunder, leverantörer och andra affärspartners. Vi följer uppförandekoden och gällande lagstiftning när vi bedriver våra affärer. 

Var och en av oss förväntas ha grundläggande kännedom om de lagar och regler som omfattar den verksamhet vi bedriver och de arbetsuppgifter vi utför. Nedan finns en översikt över några av de etiska krav som vi har på oss när vi gör affärer i våra verksamheter. 

Val av externa samarbetspartners 

Vid val av externa samarbetspartners - såsom leverantörer, distributörer, konsulter och andra typer av affärspartners - ska vi bedöma deras förmåga att leva upp till principerna i vår Uppförandekod. 

Alla som vi samarbetar med ska kunna leva upp till samma standarder som vi själva har förbundit oss till vad gäller mänskliga rättigheter, arbetsvillkor, affärsetik och miljö. 

Om våra samarbetspartners avviker från våra standarder ska vi använda vårt inflytande för att ändra deras beteende eller avstå från samarbetet. På så sätt kan vi minimera risken att göra affärer med företag eller personer som är föremål för sanktioner, att utgöra ett led i att underlätta korruption eller penningtvätt, att finansiera terrorism eller ekonomisk brottslighet, eller att kopplas till allvarlig negativ påverkan på mänskliga rättigheter, arbetsvillkor eller miljö. 

Intressekonflikt 

En intressekonflikt uppstår när en medarbetares privata intressen på något sätt kolliderar eller verkar kollidera med KVD:s intressen. Att det finns en verklig eller potentiell intressekonflikt strider inte nödvändigtvis mot Uppförandekoden, men alla medarbetare har ett ansvar för att informera och rådgöra med närmaste chef eller HR vid potentiella jävsituationer och intressekonflikter. 

Det går inte att föra fram alla situationer där intressekonflikter kan uppstå, men nedanstående förteckning ger en vägledning om hur du undviker potentiella situationer. 

Intressekonflikter inkluderar: 

• Anställning, annan sidoverksamhet eller bisyssla som konkurrerar med KVD-koncernens verksamhet, som påverkar arbetet, som kan skada KVD:s förtroende eller som sätter dig i en situation där ditt oberoende äventyras. 

• Användning av insiderinformation eller annan sekretessbelagd information för personlig vinning. 

• Om du, en nära vän eller familjemedlem har ekonomiska intressen i ett företag eller verksamhet som gör affärer med eller på annat sätt kan påverka KVD:s verksamhet. 

• Handläggning av affärer, ärenden eller frågor som inkluderar släkt, nära relationer eller där du kan uppfattas agera i eget eller närståendes intresse. 

• Anställning av nära släktingar och andra som du har en nära personlig relation med, direkt arbetsledning över eller direktrapportering av en närstående, om inte situationen i förhand har granskats och godkänts av HR-avdelningen. 

• Utnyttjande av information eller affärsmöjligheter som upptäckts under arbetstid, eller under användning av KVD:s egendom, information eller position för egen personlig vinning. 

• KVD tar inte politisk ställning och därför använder vi inte medel från koncernen till att stödja politiska kampanjer eller andra politiska ändamål. 

Redovisning & ekonomisk rapportering 

KVD ska ha en korrekt redovisning som överensstämmer med gällande lagar, regelverk, redovisnings-standarder och normer.  

Ekonomisk information och övrigt kurspåverkande information ska kommuniceras enligt gällande lag, börsregler (bl. a noteringsavtal) och övriga föreskrifter. 

Bedrägerier 

KVD accepterar inte bedrägerier i någon form. Bedrägeri innebär bl a att medarbetare eller annan person vilseleder (lurar) eller försöker vilseleda företaget eller missbrukar företagets förtroende genom handlingar som innebär egen ekonomisk vinning.  

Korruption 

KVD har nolltolerans mot alla former av korruption och ska arbeta aktivt med att säkerställa att det inte förekommer inom koncernen. 

Med begreppet korruption avses missbruk av förtroendeställning för egen eller bolagets vinning, t ex genom tillämpningen av mutor. Det är förbjudet att såväl erbjuda, utlova eller lämna som att begära, godta ett löfte om eller ta emot en muta. En muta är en gåva eller annan förmån som kan påverka annan att inom ramen för sin anställning eller sitt uppdrag otillbörligt gynna givaren.   

Vi följer gällande mutlagstiftning och svensk kod om gåvor, belöningar och andra förmåner i näringslivet. Ingen form av utpressning, mutor eller betalningar som kan påverka beslut accepteras. 

Som medarbetare hos KVD får du till exempel inte erbjuda, ge eller ta emot eller begära gåvor, tjänster, underhållning eller annan förmån som: 

• strider mot allmän affärspraxis eller gällande lagstiftning. 

• har ett oskäligt värde och utgörs av pengar, värdepapper, penninglån, andra former för personliga betalningar i form av rabatter, kommissioner, bonusar eller provisioner. 

• utgörs av rena nöjes- eller semesterresor eller överdriven affärs-representation. 

• erbjuds till samarbetspartners i samband med nära förestående eller pågående upphandling eller affärsbeslut. 

• på grund av sitt värde eller andra relevanta omständigheter riskerar att otillbörligen påverka mottagaren i utövningen av sitt professionella uppdrag eller som på annat sätt riskerar att besvära företaget eller medarbetaren vid ett eventuellt offentliggörande.   

Detta förhindrar dock inte KVD-koncernens medarbetare att ta emot eller erbjuda förmåner i syfte att behålla och främja goda affärsrelationer med kunder och andra samarbetspartners. Förutsättningen är att sådana förmåner är måttliga, accepteras och erbjuds öppet samt i övrigt är i enlighet med denna uppförandekod och svensk kod om gåvor, belöningar och andra förmåner i näringslivet. 

Vi hanterar inga kontanter 

Vi motverkar risk om penningtvätt genom att KVD aldrig accepterar kontant betalning. Då behovet av återbetalning från KVD till en köpare uppstår så görs denna återbetalning alltid till det konto från vilket betalningen genomfördes. Därmed kan KVD aldrig utgöra en kanal genom vilken kontanta medel byter ägare utan att en försäljning av ett objekt skett. 

Information, PR & Annonsering 

KVD:s informationsarbete och kontakter med media och journalister ska öka kunskapen om och förtroendet för verksamheten. 

Vi ger saklig och tydlig information och anpassar vår kommunikation till målgrupp och situation. Vi är alltid professionella, förberedda och insatta i ämnet. 

Vi stödjer och eftersträvar rättvis konkurrens 

Medarbetare i KVD-koncernen ska följa alla relevanta konkurrensregler och avstå från att ingå olovliga konkurrens-begränsande avtal samt utväxla olovligt pris och/eller marknadsinformation med konkurrenter. 

Vi följer gällande regler för exportkontroll 

KVD ska uppfylla alla gällande regler vad avser exportkontroll, inbegripet att inte handla i strid mot, eller med personer som utpekas i, ekonomiska sanktioner.  

KVD ska vidare inte handla med eller exportera känsliga varor utan erforderliga exporttillstånd. 

Vi respekterar mänskliga rättigheter 

KVD har förbundit sig att respektera och främja internationella mänskliga rättigheter. Vårt åtagande sträcker sig över hela värdekedjan. 

Om vi orsakar, bidrar till eller på annat sätt kan förknippas med allvarliga kränkningar av mänskliga rättigheter ska vi vidta åtgärder. Tvångsarbete, ofrivilligt arbete eller barnarbete i någon del av KVD:s värdekedja accepteras aldrig. 

Aktivt ställningstagande mot köp av sexuella tjänster och barnpornografi 

Köp av sexuella tjänster, sexuellt utnyttjande av barn, barnpornografi är olagligt enligt lagstiftning i flertalet länder, inklusive Sverige, och kan understödja människohandel (trafficking), vilket är ett brott mot de mänskliga rättigheterna.   

Medarbetare i KVD-koncernen på uppdrag och affärsresor förväntas respektera KVD:s ställningstagande. Detta gäller oavsett land samt både under och efter arbetstid. 

Vi säger ifrån 

Hos KVD är det viktigt att alla som representerar företaget agerar efter våra värdeord och följer Uppförandekoden, liksom tillämpliga lagar, riktlinjer och policys. Om du som medarbetare uppmärksammar något som inte verkar stå rätt till eller som bryter mot Uppförandekoden vill vi att du säger ifrån! 

Medarbetare och chefer förväntas agera vid misstanke om sådant som strider mot uppförandekoden, företagets policys eller annan lagstiftning. KVD ger flera möjligheter att rapportera misstankar om överträdelser. 

I många fall kan tidig rapportering hjälpa till att snabbt åtgärda ett problem och förhindra eller minimera skada. 

Hur lyfter du ett problem? 

• Tala med din chef eller din chefs överordnade 

• Ta kontakt med relevant funktion t.ex. IT, ekonomi eller kommunikationsavdelningen. 

• Gör en anmälan till HR. Om du som medarbetare anser att rapporteringen inte tas på allvar, eller inte känner dig bekväm med att meddela det misstänkta brottet genom någon av ovanstående, finns möjlighet att rapportera anonymt via KVDs system för Vår Visselblåsarfunktion . 

Anmälan kan göras anonymt 

Din anmälan kan ske anonymt. Vi rekommenderar dock att du identifierar dig själv om du rapporterar en oegentlighet eller ett problem eftersom det skulle underlätta för KVD att samla in alla fakta, utreda din anmälan och föra en konfidentiell dialog med dig. 

Vad händer med min anmälan? 

När du gjort en anmälan kommer KVD att utreda situationen och vidta lämpliga åtgärder. Alla anmälningar ska tas på allvar och kommer att utredas. 

En ärlig anmälan medför aldrig några negativa följder för anmälaren. Det får inte förekomma någon form av bestraffning mot en medarbetare som i god tro anmält brott eller misstanke om brott mot Uppförandekoden. Det gäller oavsett vad resultat av utredningen blir. 

Vad händer vid "brott" mot Uppförandekoden? 

I de fall medarbetare väljer att inte följa Uppförandekoden, företagets policys eller de lagar och regler som gäller för arbetet, kan det leda till disciplinära åtgärder såsom muntlig eller skriftlig erinran, rapportering till berörda myndigheter och i allvarliga fall uppsägning, avsked eller åtal. 

Allvarliga brott utgörs av t ex; 

• Ekonomisk brottslighet som mutor, bedrägerier, korruption och förfalskning. 

• Betydande brister i säkerheten på arbetsplatsen med fara för hälsa och liv. 

• Betydande överträdelser av miljöregler och stora risker av förorening av miljön. 

• Allvarliga former av diskriminering och trakasserier. 

Vi kan alla ställas inför svåra situationer och avvägningar och det finns inte alltid ett lätt svar, så tveka aldrig att rådgöra med en chef eller HR-avdelningen om du känner dig osäker.